환자 기록을 처리하는 데 있어 의료 시스템에는 상당한 기밀이 유지됩니다. 의료 전사를 수행하는 전사 회사는 HIPAA 규정 준수의 최소 기준을 충족해야 합니다.
환자를 대신하여 기밀을 유지하기 위해 환자 치료에 직접적으로 관여하는 개인만이 환자 기록에 접근할 수 있어야 합니다. 이는 특히 다음과 관련이 있습니다.
– 직접 진료 직원(RN, LPN, 의사 및 수술 직원 등)
– 사무직원 (청구, 접수)
– 지원 인력(영상기술자, 연구실 종사자, 사회복지사 등)
어떤 상황에서는 외부 그룹이나 기관에서 일반적으로 법적 목적(법 집행 기관, 변호사 등)을 위해 환자 정보를 공개할 수도 있습니다.
HIPAA의 특성은 환자와 해당 환자와 함께 일하는 직원의 기밀을 보호하는 데 수년 동안 효과적이었습니다. 불행하게도 받아쓰기의 특성으로 인해(직원이 항상 모든 것을 적을 수는 없음) 전사 서비스도 함께 제공되어야 합니다. 따라서 해당 전사 회사는 환자 기록의 기밀을 유지하기 위해 노력해야 합니다.
앞서 언급한 대로 법률 전문가는 민사법 및 형법상의 목적으로 환자 기록에 접근해야 한다는 점을 명심하십시오. 전사 기관은 의료 전사를 제공하지 않는 경우에도 기밀을 유지하고 HIPAA 준수를 실천해야 합니다. 변호사에게 전사본을 제공하거나 재판 또는 형사 심리를 위해 이러한 기록을 접할 수도 있습니다.
의료 기록이 없는 상황에서도 HIPAA는 기밀 유지 측면에서 기록을 처리하는 방법에 대한 표준을 설정합니다. 다른 전문가들은 전사 목적으로 고객 정보의 모든 측면을 처리하면서 HIPAA 규정을 준수함으로써 이익을 얻을 수 있습니다. 특히 민감한 재판 정보는 물론 피해자와 형사상 권리를 보호할 목적으로 기밀 정보를 보호해야 하는 법률/법 집행 기관의 기록에서 비롯된 데이터의 경우 더욱 그렇습니다.
전사 회사는 의료 기록이나 기타 기밀 고객 정보를 다루는지 여부에 관계없이 함께 일하는 기업과 조직, 확장된 클라이언트 네트워크는 물론 자신을 기밀로 보장하고 보호하는 다양한 방법이 있습니다.
기록 형식 제어
테이프 기반 형식을 전자 형식으로 변환하는 것은 데이터를 보호하는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 환자 및 고객 정보의 하드 카피는 분실되거나 잘못 보관될 수 있으며 심지어 도난 또는 손상될 수도 있습니다. 법률 및 전문 직원은 오디오 녹음을 위해 하드 카피를 사용하는 것을 권장하지 않으며 대신 디지털 형식을 사용하도록 지시합니다. 이러한 파일은 전사 서비스로 쉽게 전송될 수 있으며 클라이언트 데이터를 보호하기 위해 암호화될 수 있습니다.
액세스 제어
비밀번호 보호는 민감한 자료를 보호하고 특정 영역에 대한 접근을 보호하기 위해 오랫동안 사용되어 왔습니다. 회사가 사내 전사 그룹을 사용하든 아웃소싱 전사 대행사를 사용하든 이는 여전히 전사 서비스에서 사용되는 효과적인 방법입니다.
표준 유지
HIPAA 표준이 변경됨에 따라 고객 및 환자 치료에 관련된 사람들이 최신 상태를 유지하는 것이 중요합니다. 현대의 전문 전사 서비스는 HIPAA 준수와 관련된 지속적인 업데이트를 다루기 위해 정기적인 교육, 회의 및 세미나에 참석하는 경우가 많습니다.
기관이나 조직이 민감하거나 기밀로 간주되는 고객 데이터(특히 의료 기록과 관련)를 다루는 경우 일상 업무 전반에 걸쳐 HIPAA 규정 준수 및 모범 사례를 유지하는 지원 전사 서비스와 협력하는 것이 중요합니다.